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CONSEJOS PARA TENER UNA REUNIÓN ÓPTIMA EN UN EVENTO

 

¿Quieres sacarle el máximo provecho a tus reuniones? Seguro que algunas veces has pensado que tus reuniones de negocios no son todo lo productivas que podrían ser.

 

Por eso, hemos recopilado en este artículo algunos consejos para que tus reuniones sean lo más efectivas posible (tras organizar más de 32 ferias de franquicias en las que se han producido más de 10.000 citas, algo sabemos del tema ?).

 

En estas reuniones, los emprendedores buscan ampliar la información de las franquicias que les resultan interesantes, y los franquiciadores intentan captar nuevos franquiciados para su marca. Pero solo disponen de 30 minutos, por lo que ¡no deben desperdiciar ni un minuto!

 

Aquí van nuestros consejos, tanto para emprendedores como franquiciadores, para que aproveches al máximo el tiempo del que dispones, y consigas una reunión óptima que cumpla tus objetivos.

 

Consejos para emprendedores

 

  1. Planifica tus reuniones con antelación. Busca información sobre las franquicias con las que te vayas a reunir (inversión necesaria, tipo de local requerido, a qué se dedica, qué te puede aportar, cuáles son sus puntos fuertes, fotos, videos, etc.). Muchas de ellas incluso ponen a disposición del emprendedor su dossier de franquicia. Tras conocer esta información, apunta tus dudas o temas que te gustaría tratar con el franquiciador.

     
  2. Coge cita previa. Para asegurarte de que te puedan atender en el horario que más te conviene.

     
  3. Selecciona bien a tus acompañantes. Ven a la reunión con quien te pueda ayudar en la toma de decisión. Puede ser alguien que tenga conocimientos avanzados sobre negocios o del sector de interés. De esta forma, este acompañante aportará puntos importantes a tratar en la reunión y podrá aconsejarte sobre lo aportado por la marca. Esta persona puede ser, por ejemplo, un asesor, un conocido experto en el sector, o tu pareja si también va a estar implicada en el negocio.

     
  4. Sé puntual. Es fundamental llegar a tiempo a tu cita para no perder ni un minuto de la reunión. Acude con al menos 15 minutos de antelación, para asegurarte de no retrasar el comienzo con la acreditación, colas, y otros contratiempos que puedan ocurrir.

     
  5. Aclara los puntos fundamentales en los primeros minutos. Asegúrate de que tus dudas o temas que son importantes para ti se traten lo antes posible, para no correr el riesgo de quedarte sin tiempo para aclararlos.

     
  6. Toma nota de lo esencial y apunta el contacto de la persona con la que te has reunido. Lleva un bloc de notas para anotar lo comentado en la reunión que sea importante para la toma de decisiones. Además, anota el email y teléfono de la persona que te ha atendido para asegurarte de poder contactar de nuevo en caso de que así lo desees.

     
  7. Al final de la reunión, resume las conclusiones. Esto ayudará a evitar cualquier error o malinterpretación y asegurarnos de que hemos recogido la información esencial.

     
  8. Al día siguiente, revisa tus notas. Una vez te hayas despejado de tanta información, podrás revisar tus notas para sacar conclusiones sobre qué franquicias te siguen interesando y cuáles has descartado. Es recomendable ponerse en contacto con todas ellas, para agradecerle la atención recibida y mostrarle tu decisión al respecto: o bien si la has descartado, o si deseas seguir en contacto para continuar con los siguientes pasos a seguir.

 

Consejos para franquiciadores

 

Un estudio de Harvard concluyó que las solicitudes cara a cara son 34 más efectivas que las realizadas por email. Por eso, el modelo de ferias de franquicias FranquiShop es tan eficaz para conseguir nuevos franquiciados, ¡aprovecha al máximo esta oportunidad! Para ello, ten en cuenta los siguientes consejos en tus citas, ya que solo dispondrás de 30 minutos:

 

  1. Ten un primer contacto antes de la reunión. Revisa tu agenda antes del día del evento, y ponte en contacto con los emprendedores que han solicitado cita para confirmar su asistencia, pasarle el dossier y cualquier información relevante sobre tu franquicia. De esta forma, podrás conocer el perfil del franquiciado y su interés. Si finalmente no es lo que estaba buscando, puedes cancelar la cita y dejar hueco libre para nuevos emprendedores, y si sigue interesado en tu marca, podrás confirmar la reunión.

     
  2. Prepara la reunión previamente. Realiza un esquema sobre los principales puntos a tratar, que sean importantes para la toma de decisión (normalmente, adicional al material que ya le has hecho llegar previamente). Ten en cuenta que el emprendedor también tendrá preguntas o dudas, por lo que reserva unos minutos para sus cuestiones.

     
  3. Trae el material adecuado. Aunque no es obligatorio, es muy recomendable que lleves a la feria folletos informativos para dejarlos en recepción, ya que muchos emprendedores que no lo tienen muy claro miran este rincón en busca de franquicias para invertir. Además, puedes llevar un ordenador para mostrar la web de tu empresa, contenido audiovisual así como el dossier impreso para entregarlo. Si, además de esto, tienes un detalle con el emprendedor que se ha reunido contigo, seguro que le quedará una mejor sensación de tu marca J Puede ser cualquier tipo de merchandising, prueba de tu producto, o lo que consideres que pueda generar simpatía.

     
  4. Puntualidad. No empieces con mal pie haciendo esperar al emprendedor que puede ser un futuro franquiciado para tu marca. Dar una buena impresión es muy importante en los negocios, y la puntualidad demuestra respeto al tiempo de los demás.

     
  5. Toma notas en tus reuniones. Apunta las impresiones de cada reunión, así como las inquietudes de cada emprendedor y en lo que habéis quedado para seguir con las negociaciones.

     
  6. Seguimiento. En las próximas 24/48 horas, ponte de nuevo en contacto con todos los emprendedores, para agradecerles su interés y, de forma personalizada, hacer alusión a lo tratado en la reunión convocando una segunda reunión vía teléfono o presencial para seguir tratando los temas pendientes.

 

Siguiendo estos consejos tendrás reuniones mucho más eficientes, y en una sola jornada habrás recabado mucha información para ayudarte a decidir sobre qué negocio abrir, o nuevos candidatos susceptibles a formar parte de tu cadena.

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